O Conhecimento e as Autarquias

Dos Arquivos aos Centros Municipais de Conhecimento

Ocasionalmente, em virtude da realização de algumas conferências, somos arrastados para essas temáticas mais ou menos obscuras dos Arquivos e do Conhecimento. Se valorizamos o último conceito, em virtude da sua apropriação pelas novas tecnologias, já ao primeiro atribuímos uma despicienda indiferença. Esquecemo-nos da intrínseca relação que existe entre ambos e de como o conhecimento do passado ajuda a produzir o novo.
A ausência, em tantos concelhos do Oeste e Leiria, de arquivos municipais valorizados e funcionais são um problema grave não só de preservação do património histórico, mas também um problema de gestão administrativa das autarquias. É necessário reforçar a ideia de que um Arquivo, mesmo nos moldes tradicionais, não é um equipamento meramente cultural. Não serve apenas para preservar a memória histórica de uma região. Do seu funcionamento gera-se um valor administrativo dificilmente quantificável, mas sentido na facilidade ou dificuldade com que se processa o acesso à informação das organizações. A implementação de uma política de gestão de documentos é uma forma de rentabilização económica e um acto de gestão racional. Permite terminar com incontáveis quilómetros de papel desnecessário gerado por serviços que duplicam e triplicam a mesma documentação e por documentos redundantes.
Neste domínio Portugal vive uma realidade paradoxal. Apesar da crescente, mas insuficiente, sensibilidade para as matérias da gestão arquivística e gestão do conhecimento, e do esforço financeiro de organizações e administração pública, o sector não descola, mesmo contando com o aumento crescente de profissionais com especialização superior. A resistência à mudança é ainda muito forte e os estereótipos continuam a perdurar quando falamos de arquivos. Perdura a imagem do local atulhado, poeirento e onde apenas um demente solitário se realiza profissionalmente.
Na oposição a esse estereótipo acelero para um novo conceito. A forma como encaro a convivência entre as realidades mencionadas configura-se nesta ideia: Centro Municipal de Conhecimento.

Afinal do que falo quando aqui abordo o Conhecimento?

Com a Economia cada vez mais a tomar conta da palavra podemos dizer que o Conhecimento é todo o saber estudado, publicado, mas também o saber de experiência, de vivência, que nos acompanha a todos, por vezes de forma quase invisível. É algo quase etéreo que faz de qualquer um de nós um potencial de valorização de um projecto empresarial ou de outra natureza.

Para que serve?

1. Como forma de reforçar laços de união, cooperação, competição, quer numa comunidade, numa organização não governamental, quer numa empresa, apesar das dinâmicas próprias que possuem;
2. Fomento de laços de identificação entre pessoas. Por exemplo, através do conhecimento histórico para entendermos o nosso Passado e Presente, através de estudos sociológicos para nos retratarmos individual e contextualmente, através de estudos de cariz económico para percebermos as vantagens competitivas que possuímos face ao restante mundo globalizado.
3. A globalização faz-nos procurar formas de diferenciação baseadas no nosso conhecimento, mas também na inovação com que o encaramos e aproveitamos.
Chegamos assim a um ponto fulcral do conceito que defendo: o arquivo depósito de documentação acessível a estudiosos e facultador de documentos aos serviços administrativos, pode ser a visão possível, mas não deixa de ser redutora nos tempos que correm. Qual o papel que deve ser concedido ao Conhecimento ao nível local?
Aquele que assente nos pressupostos mencionados anteriormente. Assente na perspectiva de que deverá ser uma vantagem competitiva de eleição para toda a região. Isso implica que se pense de uma forma integrada abarcando instituições políticas, culturais, educativas e económicas. Perceber que, nestes domínios, não existem planos de curto prazo, tudo tem de ser objectivado num cenário, de pelo menos, uma década.

Porquê um Centro Municipal do Conhecimento?
Porque seria uma estrutura muito mais abrangente em termos de raio de acção, com capacidade de absorção e interacção com o meio económico local (não só o cultural). Porque seria uma renovação da forma como a administração pública encara o conhecimento como sector vital do desenvolvimento.

Um Arquivo Municipal tem como atribuições fundamentais as que defini anteriormente: - Preservar a documentação de valor probatório e histórico, não só da Câmara Municipal, mas também de qualquer outra instituição, entidade ou particular, com relevância local ou nacional; - Disponibilizar ferramentas de acesso a essa mesma documentação e à sua informação; - Apoiar a implementação de uma política arquivística na estrutura administrativa da Câmara Municipal, gerando instrumentos de descrição, classificação e avaliação.São necessidades primárias e às quais é preciso dar resposta como arquivo municipal ou centro do conhecimento. Neste aspecto a denominação está longe de ser o fundamental.

No entanto, enquanto Centro Municipal do Conhecimento reforçamos a forma de encarar o Conhecimento no modo como hoje é defendido por economistas, políticos e cientistas. Gerando conteúdos para o público em geral, mas assumindo posturas sectoriais, por exemplo nestes três sectores:
Economia: permitir à Cultura um papel de fomento da inovação empresarial. Por exemplo: uma empresa de faiança precisa de um estudo histórico para entender as características específicas da região em que se insere e poder utilizá-las como uma vantagem de negócio. São conteúdos desta natureza que têm de ser identificados e cujo acesso deve ser facultado pelo centro. Outros exemplos: - Uma empresa de trabalhos gráficos recorre frequentemente a documentos histórico-artísticos para as quais poderá ter de despender horas em investigação, para a qual não estão preparados, ou então recorrem a ideias e estereótipos que pouco têm a ver com a realidade. O Centro teria todas as condições técnicas para fornecer esse serviço. - Compilação de dados estatísticos disponíveis de organismos públicos e privados para sectores chaves da economia local.
Política: aumentar e qualificar a informação de referência sob a forma de dossiers técnicos fornecendo elementos de contexto aos decisores políticos. Exemplo: Gerar conteúdos para serem desenvolvidos na programação cultural municipal e desenvolvimento turístico local. Fornecer informação de referência para contextualização de grandes obras públicas.
Ciência: Tornar o centro numa plataforma de saberes. O acesso a publicações científicas, funcionando como um clipping pode ser interessante para empresas de bases tecnológicas, mas também para sectores tradicionais, cada vez mais abertos à inovação, como a agricultura. Existindo empresas da mesma base tecnológica porque terá cada uma de assinar publicações periódicas quando todas poderiam aceder num mesmo local?

O Centro Municipal do Conhecimento reflectiria, de alguma forma, a evolução da forma como se encara o conhecimento e os seus suportes, actuando de forma integrada em dois domínios:
A) Gestão arquivística. Competências básicas definidas nas atribuições dos actuais Arquivos Municipais: Avaliação, selecção e eliminação de documentação; definição de circuitos documentais e fluxo da informação da instituição; Implementação de políticas de comunicação com os utentes; Migração e implementação de novos sistemas de gestão de documentos electrónicos, etc.
B) Cenário de Partilha do Conhecimento: fazer de uma cidade ou região um território inteligente, de inovação, com o objectivo de captar dinâmicas externas e transportá-las para o seio das organizações de uma forma que gere valor; Conhecer o capital intelectual a apoiar no concelho; Fazer das novas tecnologias o veículo de circulação do conhecimento.
Concluindo… o Centro Municipal de Conhecimento é uma estrutura mais vocacionada para a partilha de conhecimento do que um Arquivo Municipal. Procura antecipar as necessidades em vez de esperar por elas. É uma estrutura transversal às necessidades de um território e seus habitantes. O conceito implica conhecimento da realidade, visão estratégica, ousadia, investimento, mas também uma rigorosa avaliação dos resultados. Mas mais do que tudo implica empreendedorismo. Afinal não é disso que precisamos? Ou isso é apenas para os privados?